Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung – DF Videoproduktion

Stand: 03.10.2026 · Version: 2.0

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website, im Kundenportal „DF Canvas“ sowie im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit ist:

DF Videoproduktion
Inhaber: Dennis Fassbaender
Bundesstraße 4
52159 Roetgen
Deutschland

Telefon: 0176 84574884
E-Mail: st****@****************on.de
Website: www.df-videoproduktion.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Überblick und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, unseres Kundenportals, unserer Leistungen sowie für die Kommunikation mit Ihnen erforderlich ist, und im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

Soweit nachfolgend nichts anderes angegeben ist, verarbeiten wir personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. für optionale Cookies und eingebettete Inhalte Dritter); eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (z. B. Anfragen, Angebote, Projektabwicklung, Kundenportal).
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen (z. B. sicherer und stabiler Betrieb der Website, Abwehr von Missbrauch, effiziente Kommunikation und Projektorganisation).
§ 25 Abs. 1 TDDDG – Einwilligung für das Speichern von oder den Zugriff auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung, soweit dies nicht technisch unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und das Kundenportal werden bei der Host Europe GmbH, Hansestraße 111, 51149 Köln, Deutschland, gehostet. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Server befinden sich in der Europäischen Union.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten in sogenannten Server-Logfiles, insbesondere:

Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL
Hostname des zugreifenden Rechners
Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
IP-Adresse

Zweck: Bereitstellung der Website, Sicherstellung eines sicheren und stabilen Betriebs, Fehleranalyse sowie Erkennung und Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website).

Speicherdauer: Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für den technischen Betrieb sowie zur Erkennung und Analyse von Angriffen erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Die konkreten Fristen richten sich nach der Konfiguration des Hosting-Anbieters.

4. Cookies, Einwilligungen und Consent-Tool

Diese Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Local Storage).

Technisch notwendige Cookies und Speichertechnologien sind für den Betrieb der Website und des Kundenportals erforderlich (z. B. Login-Sitzung im Kundenportal, Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen). Sie werden ohne Einwilligung eingesetzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Optionale Cookies und Technologien (insbesondere für eingebettete externe Inhalte wie Videos oder Social-Media-Inhalte sowie gegebenenfalls Statistik- oder Marketing-Funktionen) werden erst nach Ihrer Einwilligung eingesetzt (§ 25 Abs. 1 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Zur Verwaltung Ihrer Einwilligungen setzen wir das Consent-Management-Tool „Complianz – GDPR/CCPA Cookie Consent“ (Complianz B.V., Niederlande) ein. Das Tool wird lokal auf unserem Server betrieben, holt Einwilligungen ein, dokumentiert sie (einschließlich Zeitpunkt, gewählter Kategorien und einer pseudonymen Kennung) und blockiert externe Inhalte, bis eine Einwilligung vorliegt. Rechtsgrundlage für die Dokumentation ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen über den entsprechenden Link im Fußbereich der Website erneut aufrufen. Die Cookie-Einstellungen selbst werden für die Dauer der jeweils im Banner angegebenen Frist gespeichert.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn Sie per E-Mail oder telefonisch Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben (z. B. Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Rückfragen zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Geschäftliche Korrespondenz, die zu einem Vertrag führt oder Handels- bzw. Geschäftsbriefe darstellt, bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (siehe Ziffer 16).

Hinweis zur technischen Bereitstellung: E-Mails werden über die Systeme der jeweils beteiligten E-Mail-Anbieter übertragen und gespeichert. Dabei können technische Protokolldaten verarbeitet werden. Eine Verschlüsselung erfolgt auf dem Transportweg (TLS), soweit der Server der Gegenseite dies unterstützt. Für vertrauliche Inhalte empfehlen wir die vorherige Abstimmung eines geeigneten Übertragungswegs (z. B. das Kundenportal).

6. Kontaktformular

Für Anfragen und Projektanfragen stellen wir auf unserer Website Formulare bereit (WordPress-Formularerweiterung). Die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Angaben zu Ihrem Projekt, Nachricht) werden an uns per E-Mail übermittelt und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Zusätzlich werden zur Nachvollziehbarkeit und zur Abwehr von Missbrauch der Zeitpunkt der Absendung und die IP-Adresse verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsabwehr).

Speicherdauer: Formulareingaben werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur im Rahmen der in Ziffer 7 beschriebenen Sicherheitsdienste.

7. Sicherheitsdienste und Spam-Schutz

7.1 CleanTalk (Spam-Abwehr und E-Mail-Verschleierung)

Zum Schutz unserer Formulare vor Spam und automatisierten Angriffen setzen wir den Dienst „Anti-Spam by CleanTalk“ ein. Anbieter ist die CleanTalk Inc., 711 S Carson Street, Suite 4, Carson City, NV 89701, USA. Beim Absenden eines Formulars werden insbesondere IP-Adresse, E-Mail-Adresse, Formularinhalte, Browser- und Geräteinformationen (User-Agent), Zeitpunkt der Eingabe sowie Interaktionsdaten (z. B. Eingabegeschwindigkeit) an CleanTalk übermittelt und dort auf Spam-Merkmale geprüft. Der Dienst verschleiert außerdem auf unserer Website angezeigte E-Mail-Adressen, um das automatisierte Auslesen durch Spam-Bots zu verhindern; beim Anklicken wird die Adresse über die Server von CleanTalk entschlüsselt.

Zweck: Sicherheit der Website, Schutz vor Spam und Missbrauch.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung der Website und der Abwehr von Spam).

Drittlandübermittlung: CleanTalk verarbeitet Daten auch in den USA. CleanTalk ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO); ergänzend bestehen EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Speicherdauer: Die bei CleanTalk protokollierten Anfragedaten werden nach Angaben des Anbieters standardmäßig nach 7 Tagen (bei erweitertem Protokoll nach 45 Tagen) gelöscht. Weitere Informationen: https://cleantalk.org/privacy.

7.2 Google reCAPTCHA

Soweit in einzelnen Formularen eingesetzt, prüfen wir mit Google reCAPTCHA, ob Eingaben durch einen Menschen oder automatisiert erfolgen. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. reCAPTCHA analysiert hierzu Verhalten und technische Merkmale des Besuchers (z. B. IP-Adresse, Verweildauer, Mausbewegungen, Browserinformationen) und kann Cookies setzen. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung über das Consent-Tool). Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.

8. Eingebettete Inhalte und externe Dienste

Auf dieser Website können Inhalte externer Anbieter eingebunden sein. Beim Laden solcher Inhalte wird eine Verbindung zu den Servern des jeweiligen Anbieters hergestellt; dabei werden mindestens Ihre IP-Adresse sowie Geräte- und Browserinformationen übermittelt, und der Anbieter kann Cookies setzen oder auslesen. Soweit technisch umgesetzt, werden solche Inhalte erst nach Ihrer Einwilligung über das Consent-Tool geladen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Hinweis zu Drittlandübermittlungen: Bei einigen Anbietern kann eine Verarbeitung in Drittländern, insbesondere in den USA, nicht ausgeschlossen werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter zertifiziert ist, oder auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

8.1 YouTube
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zweck: Anzeige von Videos. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.

8.2 Vimeo
Anbieter: Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5th Floor, New York, NY 10001, USA. Zweck: Anzeige von Videos. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Weitere Informationen: https://vimeo.com/privacy.

8.3 Instagram / Facebook (Meta)
Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Zweck: Anzeige eingebetteter Inhalte und Feeds. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Weitere Informationen: https://www.facebook.com/privacy/policy.

8.4 Google Fonts
Für eine einheitliche Darstellung von Schriftarten werden auf dieser Website und im Kundenportal Schriftarten von Google Fonts verwendet. Soweit Schriftarten von Google-Servern (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com) geladen werden, stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Servern der Google Ireland Limited bzw. Google LLC her und übermittelt dabei Ihre IP-Adresse. Soweit Schriftarten lokal von unserem Server bereitgestellt werden, findet keine Übermittlung an Google statt. Rechtsgrundlage bei externer Einbindung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung über das Consent-Tool); im Kundenportal Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen, barrierearmen Darstellung), soweit die Einbindung nicht lokal erfolgt. Weitere Informationen: https://developers.google.com/fonts/faq/privacy.

9. Social-Media-Links

Diese Website enthält Verlinkungen zu sozialen Netzwerken (z. B. Instagram, Facebook, YouTube, LinkedIn). Es handelt sich um reine Links ohne Tracking-Funktion. Erst beim Anklicken wird eine Verbindung zu den Servern des jeweiligen Anbieters hergestellt; ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

10. Kundenportal „DF Canvas“

Für die Abwicklung von Projekten stellen wir unseren Kunden und den von ihnen benannten Projektbeteiligten ein passwortgeschütztes Kundenportal („DF Canvas“) auf unserer Website zur Verfügung. Das Portal dient der Projektkommunikation, der Übersicht über Projektstand, Termine und Fristen, der Bereitstellung von Vorschauen und Schnittfassungen, der Erfassung von Änderungswünschen und Freigaben (Video-Review mit zeitcodierten Kommentaren), der Bereitstellung finaler Dateien sowie der Dokumentation des Projektverlaufs. Das Portal wird von uns selbst betrieben und auf den in Ziffer 3 genannten Servern gehostet; eine Selbstregistrierung ist nicht möglich.

10.1 Konten und Rollen
Zugänge werden von uns oder vom benannten Projektleiter des Kunden für einzelne Personen angelegt. Dabei verarbeiten wir: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Unternehmen bzw. Projektzuordnung, Rolle im Projekt (Projektleiter, Assistent, Teilnehmer), eine Anzeigefarbe, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert) sowie eine von der Person gewählte Sicherheitsfrage mit Antwort für das Zurücksetzen des Passworts. Zugangsinformationen werden per E-Mail an die benannte Person übermittelt. Für Personen ohne eigenes Konto kann ein eingeschränkter Gastzugang mit frei gewähltem Anzeigenamen bereitgestellt werden.

10.2 Nutzungs- und Protokolldaten
Zur Projektdokumentation und zur Nachvollziehbarkeit von Freigaben führt das Portal ein Projektlogbuch. Darin werden Aktionen der Beteiligten mit Namen, Datum und Uhrzeit festgehalten, insbesondere Anmeldungen (Zeitpunkt der letzten Anmeldung), Kommentare und Antworten, Uploads, Aufgabenzuweisungen, Freigaben und Abnahmen, der Abschluss von Korrekturrunden, Friständerungen, Teamänderungen sowie die Bestätigung von AGB und Datenschutzerklärung (mit Datum, Versionsnummer und Versionskennung). Während der Nutzung wird außerdem ein Online-Status angezeigt, der den anderen Projektbeteiligten sichtbar macht, ob eine Person gerade im Projekt aktiv ist. Aus dem Logbuch können Projektberichte und Tagesprotokolle erzeugt werden, die wir intern und auf Wunsch dem Kunden bereitstellen.

10.3 Inhalte
Im Portal werden projektbezogene Inhalte verarbeitet, die Sie oder andere Beteiligte einstellen oder die wir bereitstellen: Videos und Schnittfassungen (auch mit Wasserzeichen), Standbilder, Fotos und Galerien, Dokumente, Notizen, Aufgabenlisten, Kommentare und Markierungen in Videos und Bildern. Hochgeladene Dateien werden in zugriffsgeschützten Verzeichnissen auf unserem Server gespeichert und sind nicht öffentlich abrufbar. Soweit ein Video ausnahmsweise über YouTube bereitgestellt wird, gelten beim Abspielen die Hinweise in Ziffer 8.1; wir hosten Vorschauen bevorzugt selbst.

10.4 Benachrichtigungen und E-Mails
Das Portal versendet über unseren Webserver transaktionsbezogene E-Mails, insbesondere Einladungen und Zugangsdaten, Hinweise auf neue Fassungen, Kommentare, Antworten auf eigene Kommentare, Aufgabenzuweisungen, Fristen und Abnahmen sowie Erinnerungen. Darüber hinaus zeigt das Portal Benachrichtigungen und Projektmitteilungen innerhalb der Anwendung an. Der Versand automatischer E-Mails ist auf das für die Projektabwicklung Erforderliche beschränkt; Werbe-E-Mails werden nicht versendet.

10.5 Cookies, Speichertechnologien und Sicherheitsmaßnahmen
Für die Anmeldung setzt das Portal ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (HttpOnly, nur über verschlüsselte Verbindungen, Gültigkeit entsprechend der Anmeldung). Anzeigeeinstellungen (z. B. Zoomstufe, zugeklappte Bereiche, gelesene Hinweise) werden im Local Storage bzw. Session Storage Ihres Browsers gespeichert; diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht. Zum Schutz vor missbräuchlichen Anmeldeversuchen wird die IP-Adresse in pseudonymisierter Form (Hashwert) für kurze Zeit zusammen mit der Anzahl der Fehlversuche gespeichert; nach fünf fehlgeschlagenen Versuchen wird der Zugang vorübergehend gesperrt. Für Gastzugänge wird ein pseudonymisierter IP-Hash zur Moderation verwendet. Beide Verfahren sind technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

10.6 Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags mit unserem Kunden und zur Erfüllung der vereinbarten Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten, nachvollziehbaren und sicheren Projektabwicklung, an der Dokumentation von Freigaben und Abnahmen und an der Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), soweit Sie als Ansprechpartner oder Beteiligter für unseren Kunden handeln. Die Dokumentation der Bestätigung von AGB und Datenschutzerklärung erfolgt zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

10.7 Empfänger
Zugriff auf Projektinhalte haben die dem jeweiligen Projekt zugeordneten Personen des Kunden entsprechend ihrer Rolle, wir als Betreiber sowie gegebenenfalls von uns eingesetzte Subunternehmer (z. B. Schnitt, Ton, Animation), soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist und diese zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Technischer Empfänger ist unser Hosting-Anbieter (Ziffer 3) als Auftragsverarbeiter.

10.8 Speicherdauer
Projektinhalte, Zugänge und das Projektlogbuch werden nach Projektabschluss für zwölf Monate vorgehalten (entsprechend unseren AGB) und anschließend gelöscht; im Portal wird der Zeitpunkt der Löschung angezeigt. Nachweise über Freigaben, Abnahmen und die Bestätigung von AGB und Datenschutzerklärung bewahren wir darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (regelmäßig drei Jahre zum Jahresende) auf. Sicherungskopien werden im Rahmen des regulären Backup-Zyklus überschrieben. Scheidet eine Person aus einem Projekt aus, wird ihr Zugang deaktiviert; ihre Kommentare und Freigaben bleiben zur Nachvollziehbarkeit im Projektverlauf erhalten.

11. Anfragen, Angebote und Vertragsabwicklung

Im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Kunden, Interessenten, Lieferanten und Geschäftspartner sowie der dort tätigen Ansprechpartner. Hierzu gehören insbesondere Stammdaten (Name, Unternehmen, Funktion, Anschrift), Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Vertrags- und Projektdaten (Angebote, Bestellungen, Bestellnummern, Briefings, Freigaben, Terminabsprachen), Abrechnungs- und Zahlungsdaten (Rechnungen, Bankverbindung, Zahlungsstatus) sowie die Kommunikation mit Ihnen.

Zwecke: Bearbeitung von Anfragen, Erstellung von Angeboten, Durchführung der beauftragten Leistungen, Terminplanung, Rechnungsstellung und Buchhaltung, Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit Ihnen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Vertragsabwicklung mit dem Unternehmen, für das Sie tätig sind, sowie an der Durchsetzung von Ansprüchen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten, insbesondere §§ 147 AO, 257 HGB, § 14b UStG).

Empfänger: Steuerberatung, Banken und Zahlungsdienstleister, Anbieter unserer Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, Hosting- und E-Mail-Anbieter, gegebenenfalls Subunternehmer (Ziffer 13) sowie bei Bedarf Rechtsberatung, Gerichte und Behörden. Rechnungen übermitteln wir elektronisch, soweit gesetzlich vorgesehen als E-Rechnung.

Speicherdauer: siehe Ziffer 16.

12. Datenverarbeitung bei Videoproduktionen (Aufnahmen von Personen)

Bei Dreharbeiten, Fotoaufnahmen und Tonaufnahmen können personenbezogene Daten von Mitarbeitenden unserer Kunden, Darstellerinnen und Darstellern, Interviewpartnern, Besuchern und sonstigen anwesenden Personen verarbeitet werden, insbesondere Bild- und Tonaufnahmen, Namen, Funktionen und Aussagen sowie bei Drohnenaufnahmen Aufnahmen von Grundstücken und Umgebung. Darüber hinaus verarbeiten wir Kontaktdaten der am Dreh Beteiligten zur Organisation und Abstimmung.

Zwecke: Herstellung der beauftragten Film-, Foto- und Audioinhalte, Postproduktion, Bereitstellung an unseren Kunden, Dokumentation der Rechteklärung.

Rechtsgrundlagen: Soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse unseres Kunden und von uns an der Herstellung der beauftragten Produktion) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), insbesondere wenn Personen erkennbar im Mittelpunkt der Aufnahmen stehen. Für die Veröffentlichung gelten ergänzend §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz (KUG). Die Einholung erforderlicher Einwilligungen für Aufnahmen und Nutzung obliegt in der Regel unserem Kunden als Veranstalter bzw. Arbeitgeber; wir stellen hierfür Muster-Einwilligungserklärungen bereit und können ausgefüllte Einwilligungen für den Nachweis speichern. Für die Veröffentlichung und weitere Nutzung der fertigen Produktion ist unser Kunde datenschutzrechtlich eigenständig verantwortlich.

Empfänger: unser Kunde als Auftraggeber, gegebenenfalls von uns eingesetzte Subunternehmer (Kamera, Ton, Schnitt, Animation, Sprecher), zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Speicherdauer: Rohmaterial, Projektdateien und finale Dateien werden entsprechend unseren AGB in der Regel zwölf Monate nach Abschluss der Produktion (bzw. nach Abschluss der Dreharbeiten, wenn keine Postproduktion beauftragt wird) gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung vereinbart ist oder gesetzliche Pflichten entgegenstehen. Einwilligungserklärungen bewahren wir so lange auf, wie die Produktion genutzt wird und Ansprüche geltend gemacht werden können. Eine Nutzung von Produktionen als Referenz erfolgt nur im Rahmen der mit dem Kunden getroffenen Vereinbarungen.

13. Dienstleister und Werkzeuge in Produktion und Postproduktion

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir Software und Dienstleister ein, die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen können. Hierzu gehören insbesondere:

Postproduktions-, Audio- und Grafiksoftware, teilweise mit cloudbasierten oder KI-gestützten Funktionen (z. B. Transkription, Übersetzung, Rauschunterdrückung, Retusche);
Dienste zur Dateiübertragung und zum Austausch großer Dateien sowie Cloud-Speicher- und Backup-Dienste zur Speicherung, Synchronisation und Sicherung von Projektdaten;
Lizenzplattformen für Musik, Stock-Material und Schriften;
Subunternehmer und freie Mitarbeitende (z. B. Kamera, Ton, Schnitt, Animation, Sprecher), die vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
unseren Hosting- und E-Mail-Anbieter sowie Anbieter von Büro-, Rechnungs- und Buchhaltungssoftware.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit Anbieter mit Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (insbesondere EU-US Data Privacy Framework) oder von EU-Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Schutzmaßnahmen (Ziffer 15).

KI-gestützte Funktionen setzen wir so ein, dass Kundenmaterial, personenbezogene Daten und vertrauliche Informationen nach den verfügbaren Einstellungen und Zusagen der Anbieter nicht zum Training oder zur Verbesserung fremder KI-Modelle verwendet werden; wo möglich, bevorzugen wir lokal auf unseren Systemen ausgeführte Verarbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse an einer effizienten und qualitativ hochwertigen Produktion).

14. Bewerbungen und Projektanfragen von Freelancern

Wenn Sie uns als freie Mitarbeitende oder Dienstleister Ihre Unterlagen oder Portfolios übermitteln, verarbeiten wir die darin enthaltenen Daten zur Prüfung einer Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG entsprechend). Kommt keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir die Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss der Prüfung, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung einwilligen.

15. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, soweit dies in dieser Datenschutzerklärung beschrieben ist oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der jeweilige Empfänger dort zertifiziert ist, und im Übrigen auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) in Verbindung mit ergänzenden Schutzmaßnahmen. Eine Kopie der jeweils geltenden Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

16. Speicherdauer

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, löschen wir personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfallen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für Geschäftsunterlagen gelten insbesondere folgende Fristen: Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre, Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Handels- bzw. Geschäftsbriefe sechs bis zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG). Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, bewahren wir bis zum Ablauf der jeweiligen Verjährungsfristen auf.

17. Ihre Rechte

Sie haben, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, folgende Rechte:

Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
Löschung (Art. 17 DSGVO),
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt,
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe Ziffer 18).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Telefon 0211 38424-0, E-Mail po********@*****rw.de, www.ldi.nrw.de.

18. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formlos an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten gerichtet werden.

19. Pflicht zur Bereitstellung von Daten, automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; ohne die für Anfragen, Verträge und das Kundenportal erforderlichen Daten (insbesondere Name und E-Mail-Adresse) können wir die jeweilige Leistung jedoch nicht erbringen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

20. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen. Hierzu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung über TLS (HTTPS), zugriffsgeschützte Speicherung von Projektdateien, gehashte Speicherung von Passwörtern, Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-know-Prinzip, regelmäßige Datensicherungen sowie Sicherheitsupdates der eingesetzten Systeme. Unsere Maßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Leistungen oder die eingesetzten Dienste ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter www.df-videoproduktion.de/datenschutzerklaerung abrufbar. Nutzer des Kundenportals werden bei wesentlichen Änderungen beim nächsten Zugriff auf die neue Fassung hingewiesen.